«Учёт - это защита, а не наказание» - с этой фразы начался практикум для библиотекарей Северного муниципального округа, который провели сотрудники методико-библиографического отдела. Встреча посвящалась ведению обязательной учётно-отчётной документации и собрала специалистов, стремящихся сделать свою работу прозрачной и безупречной. Главная её задача заключалась в том, чтобы разобрать наиболее проблемные точки учётной работы и научиться приводить документы в порядок за пять минут в день, а не за пять часов в конце квартала.

В ходе теоретической части были названы основные нормативные акты, на которые должны опираться библиотекари при ведении учёта.

Первой темой обсуждения стало формирование и учёт детского фонда. Наталья Владимировна Самушкина подробно остановилась на требованиях к статистике фонда, разъяснила, чем отличаются экземпляр издания от наименования, а также что понимается под впервые поступившими наименованиями. Специалисты обратились к информационному ресурсу «Библиотеки России - детям», который содержит систематизированные данные об информационно-библиотечном обслуживании детей. В практической части участники заполняли таблицу, разбивая все пункты и соблюдая установленные требования.

Второй блок посвящался «острым углам» учётной работы. Дневник работы библиотеки остаётся первичным документом суммарного учёта, на основании которого заполняется форма федерального статистического наблюдения 6-НК. Даже при стопроцентной автоматизации он юридически значим как официальный документ, который ведёт структурное подразделение, и заполняется ежедневно. Ольга Михайловна Иванова назвала типичные ошибки при заполнении дневника.  Также были рассмотрены согласие читателя как юридический договор между библиотекой и пользователем и тетрадь учёта справок и консультаций.

Особый интерес у библиотекарей вызвало практическое задание по работе с дневником. Им предстояло найти и исправить ошибки в заполнении документа: неправильно распределённые по категориям читатели, не сходящееся общее число, неточности в количестве посещений и книговыдачи, допущенные, возможно, по невнимательности. Это упражнение наглядно показало, как легко возникают искажения в учёте и как важно ежедневно контролировать каждую цифру.

При работе в автоматизированной библиотечной информационной системе «OPAC-Global» снимали статистику книговыдачи, формировали отчёты о составе читателей и посещениях. Ольга Михайловна обратила внимание коллег на уязвимые места АБИС.

Главный вывод, который был сделан в ходе занятия, касался принципа достоверного учёта. Автоматизация не отменяет дневник - при электронном учёте он заполняется на основании выгрузок из системы и становится вторичным документом, однако его ведение остаётся обязательным. Безопасный учёт - это не когда показатели «подбиваются» в конце отчётного периода, а когда данные дневника и данные АБИС сходятся ежедневно. Именно ежедневная сверка является гарантией прозрачности и надёжности статистики. Любое расхождение по ключевым показателям служит прямым указанием на недостоверный учёт.

Мероприятие позволило специалистам библиотек Северного муниципального округа не только систематизировать знания по ведению учётно-отчётной документации, но и получить практические навыки работы в автоматизированной библиотечной информационной системе, а также освоить методику корректного учёта детского фонда с учётом современных нормативных требований.

Ольга Иванова,

библиотекарь методико-библиографического отдела Центральной библиотеки